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Teil 1: Einführung

Teil 2: Beispiel-Prompts

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MADISON HOFER DESIGN & AUTOMATION|Meeting-Transkription & Protokolle mit KI

Meeting-Transkription &
Protokolle mit KI

Einführung & Beispiel-Prompts für BBIG

BEHRINGER Beratende Ingenieure

Präsentiert von

MADISON HOFER

Design & Automation

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Slides 3–16

Teil 1: Einführung

Warum Meeting-Transkription? Tools, Workflows und Best Practices für BBIG.

Slides 17–22

Teil 2: Beispiel-Prompts

Kopierbare Prompts für verschiedene Szenarien: internes Meeting, Externe, Baustellenbesuch.

Das alte Problem

Früher: Einer schreibt mit...

  • 📝 Jemand muss Protokoll führen
  • 😵 Kann sich nicht voll konzentrieren
  • ❓ Wichtige Details gehen verloren
  • 📄 Nicht jedes Meeting hat ein Protokoll

Die neue Lösung

Heute: KI hört mit, alle können sich konzentrieren

  • 🎙️ Automatische Transkription im Hintergrund
  • 🧠 KI erstellt strukturiertes Protokoll
  • ✅ Auch bei Fehlern: KI versteht Kontext
  • 👥 Alle bekommen das gleiche Dokument

Warum gerade jetzt?

Die Technologie ist reif

🎙️ Bessere Transkription

Moderne Modelle verstehen Sprache präziser als je zuvor

🧠 KI versteht Kontext

Auch bei Transkriptionsfehlern erkennt die KI, was gemeint war

📄 Direkte Weiterverwendung

KI erstellt sofort Protokolle, Action-Items und mehr

„Wer jetzt anfängt, hat einen Vorsprung.“

Best Practices

Transparent kommunizieren

Offene Kommunikation schafft Vertrauen
🗣️ Vorher ansprechen: Kurz erklären, was ihr vorhabt
🎯 Nutzen betonen: Alle profitieren vom besseren Protokoll
🤝 Flexibel bleiben: Bei Bedenken gemeinsam Lösung finden
📝 Transparenz: Kurz sagen, was mit der Aufnahme passiert

So könnte es klingen

Beispiel-Formulierungen

Internes Projektmeeting

„Bevor wir starten – ich würde gerne mitschneiden. So müssen wir uns nicht aufs Mitschreiben konzentrieren und können uns voll auf die Besprechung fokussieren. Ist das für alle okay?“

Mit externem Fachplaner

„Wäre es in Ordnung, wenn ich unser Gespräch aufnehme? Dann bekommt ihr danach eine saubere Zusammenfassung mit allen Punkten – so haben wir beide die gleiche Grundlage.“

Jemand hat Bedenken

👤 „Hmm, ich bin mir nicht sicher...“

🗣️ „Kein Problem – ich kann auch nur bestimmte Teile aufnehmen, oder wir machen es ohne. Wie ist es für dich am besten?“

Frage nach den Daten

👤 „Was passiert mit der Aufnahme?“

🗣️ „Die bleibt bei mir und wird nur fürs Protokoll genutzt. Ihr bekommt natürlich die Zusammenfassung – danach lösche ich die Aufnahme.“

Zwei Wege

Teams vs. ChatGPT App

Microsoft TeamsChatGPT App
WannTeams-MeetingsÜberall (auch Präsenz)
Start1 Klick im MeetingHandy auf den Tisch
TranskriptAutomatisch in ChatDirekt im ChatGPT-Chat
ProtokollManuell in ChatGPTDirekt danach

Weg 1 – Microsoft Teams

So geht's

1Im Meeting: ⋯ → „Aufzeichnen und Transkribieren“
2„Transkription starten“ auswählen
3Sprache: Deutsch
4Fertig – alle werden benachrichtigt
Transkript: Im Meeting-Chat verfügbar

Weg 2 – ChatGPT App

Ideal für Präsenz-Meetings

1ChatGPT App öffnen
2🎙️ Mikrofon antippen
3Handy auf den Tisch legen
4Nach dem Meeting: „Erstelle ein Protokoll“

✅ BBIG nutzt ChatGPT Team → Daten werden NICHT für Training genutzt!

Was macht die KI daraus?

Vom Transkript zum Protokoll

Aus diesem Transkript-Chaos...

Also ich denke wir sollten das äh mit dem Projekt in München erstmal... Stefan, kannst du das übernehmen? Ja, mache ich bis nächste Woche...

→

...wird ein sauberes Protokoll:

  • ✅ Teilnehmer
  • ✅ Kernthemen
  • ✅ Entscheidungen
  • ✅ Nächste Schritte mit Verantwortlichen

Beispiel-Prompt

Der wichtigste Prompt

Erstelle aus diesem Transkript ein
strukturiertes Protokoll:
- Teilnehmer
- Kernthemen (mit Zusammenfassung)
- Entscheidungen
- Offene Fragen
- Nächste Schritte mit Verantwortlichen

💡 Tipp: Eigene Notizen dazugeben = besseres Ergebnis!

Mehr als nur Protokolle

Das Transkript ist der Ausgangspunkt für vieles

📝 Dokumentation

  • Protokoll: Strukturierte Zusammenfassung
  • Entscheidungslog: Nur Entscheidungen extrahieren
  • Wissensdokument: Aus Erklärungen eine Anleitung erstellen

✅ Action Management

  • Aufgaben extrahieren: Wer macht was bis wann?
  • Deadlines identifizieren: Alle genannten Termine
  • Offene Punkte: Was muss noch geklärt werden?

📧 Kommunikation

  • Follow-up E-Mail: Zusammenfassung für alle
  • Statusbericht: Projektupdate erstellen
  • Briefing: Für Kollegen, die nicht dabei waren

Nicht nur Meetings!

Voice Memos für alles

  • 🏗️ Baustellenbesuch: Beobachtungen einsprechen
  • 📞 Nach Telefonaten: Kernpunkte festhalten
  • 💡 Ideen: Unterwegs ins Handy sprechen
  • 🌙 Tagesabschluss: „Was bleibt offen?“

Beim Sprechen ist man ausführlicher → bessere KI-Ergebnisse!

Der Workflow

Von der Aufnahme zum fertigen Protokoll

🎙️ Aufnehmen (Teams / ChatGPT)
↓
📝 Transkript erhalten
↓
🧠 In ChatGPT: + eigene Notizen
↓
📄 Protokoll generieren
↓
✅ Kurz prüfen
↓
📤 Teilen / Ablegen

Zusammenfassung

5 Key Messages

  • ✅ Bessere Doku für alle – keiner muss mehr mitschreiben
  • ✅ Transparent kommunizieren – kurz ansprechen, Nutzen erklären
  • ✅ Sofort starten – ChatGPT App reicht
  • ✅ KI versteht Kontext – Transkript muss nicht perfekt sein
  • ✅ Vielseitig nutzbar – Protokolle, Action-Items, E-Mails und mehr

➡️ Weiter zu Teil 2: Kopierbare Beispiel-Prompts für verschiedene Szenarien

Teil 2
02

Beispiel-Prompts

Kopierbare Prompts für verschiedene Szenarien

Beispiel-Prompts

Wähle ein Szenario

🏢

Internes Wissensmeeting

Projektbesprechung, Jour fixe, Teammeeting

🤝

Meeting mit Externen

Fachplaner, Auftraggeber, Behörden

🏗️

Baustellenbesuch

Vor-Ort-Dokumentation, Begehungen

Szenario 1: Internes Wissensmeeting

Projektbesprechung, Jour fixe, Teammeeting

📋 Vorgehen

  1. Meeting mit ChatGPT App oder Teams aufnehmen
  2. Transkript in ChatGPT einfügen
  3. Prompt kopieren und anpassen
Ich habe ein internes Wissensmeeting aufgenommen. Erstelle daraus: 1. Eine strukturierte Zusammenfassung der besprochenen Themen 2. Eine Liste mit allen erwähnten Entscheidungen 3. Action Items mit Verantwortlichen und Deadlines (falls genannt) 4. Offene Fragen, die noch geklärt werden müssen Format: Verwende klare Überschriften und Aufzählungen.
💡 Tipp: Eigene Notizen hinzufügen für noch bessere Ergebnisse!

Szenario 2: Meeting mit Externen

Fachplaner, Auftraggeber, Behörden

📋 Vorgehen

  1. Vorher ansprechen: „Wäre es okay, wenn ich aufnehme?"
  2. Meeting aufnehmen (Teams / ChatGPT App)
  3. Protokoll generieren und vor dem Teilen prüfen
Ich habe ein Meeting mit einem externen Fachplaner aufgenommen. Erstelle daraus: 1. Ein formelles Besprechungsprotokoll mit Datum, Teilnehmern und Agenda-Punkten 2. Alle getroffenen Entscheidungen und Vereinbarungen 3. Offene Punkte und nächste Schritte mit Verantwortlichkeiten 4. Eine kurze Zusammenfassung (max. 5 Sätze) für die interne Weitergabe Format: Professionell, geeignet zum Teilen mit externen Partnern.
💡 Tipp: Bei sensiblen Themen: Protokoll vor Versand kurz gegenlesen!

Szenario 3: Baustellenbesuch

Vor-Ort-Dokumentation, Begehungen, Abnahmen

📋 Vorgehen

  1. ChatGPT App öffnen und Voice-Modus starten
  2. Während des Rundgangs laut einsprechen was auffällt
  3. Nach dem Besuch: Prompt anwenden und Doku erstellen
Ich habe während eines Baustellenbesuchs Notizen eingesprochen. Erstelle daraus: 1. Eine strukturierte Baustellendokumentation mit Datum und Ort 2. Festgestellte Mängel oder Probleme (falls erwähnt) 3. Besprochene Punkte mit Handwerkern/Bauleitern 4. Offene Aufgaben und wer sich darum kümmert 5. Fotos/Dokumente die noch erstellt werden müssen Format: Übersichtlich, geeignet für Projektakte.
💡 Tipp: Beim Sprechen Raumnummern, Gewerke oder Positionen benennen!

Allgemeine Tipps

Für bessere Ergebnisse

✅ Do's

  • • Eigene Notizen dazugeben
  • • Kontext liefern (Projekt, Teilnehmer)
  • • Format vorgeben (Protokoll, E-Mail...)
  • • Ergebnis kurz prüfen

⚠️ Aufnahme-Limits

  • • ChatGPT Voice: bis zu 120 Min. pro Session
  • • Teams: Bis zu 30 Stunden möglich
  • • Teams-Aufnahmen zählen nicht zum 300-Min-Limit
  • • Transkript-Speicherung: Standard 120 Tage

🔒 Datenschutz bei BBIG

ChatGPT Team: Daten werden NICHT für Training verwendet. Transkripte bleiben privat. Externe sollten trotzdem informiert werden, wenn aufgenommen wird.

Habt ihr Fragen?

💬 Jetzt oder später im Teams-Kanal

Vielen Dank!

MADISON HOFER

Design & Automation